Học Excel Văn Phòng Từ Con Số 0: 7 Ngày Làm Chủ Công Cụ Văn Phòng Quyền Lực Nhất

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống: sếp hỏi bảng tính doanh thu mà bạn chỉ biết cười trừ? Đồng nghiệp gõ công thức như thần còn bạn thì đang… loay hoay tìm dấu bằng? Tin vui là: bạn không cô đơn. Và càng vui hơn khi Excel không đáng sợ như bạn nghĩ – nếu bạn biết học đúng cách.

Excel không phải phần mềm dành cho “dân kế toán cao siêu” hay chỉ để ngồi nhập số liệu khô khan. Nó là vũ khí tối thượng để dân văn phòng tự tin xử lý công việc, tối ưu thời gian và được đồng nghiệp (hoặc sếp) đánh giá cao.

Trong bài viết này, bạn sẽ cùng tôi thực hiện một thử thách 7 ngày – mỗi ngày học một kỹ năng cực thực tế, áp dụng ngay được sau khi đọc. Sẵn sàng chưa?

Với lộ trình 7 ngày dưới đây, bạn sẽ đi từ “dân Excel mù tịt” đến “bán chuyên Excel khiến đồng nghiệp nể phục nhẹ”. Hãy bắt đầu nào!

Ngày 1: Làm quen giao diện – Học đi đừng sợ Excel

Ngày đầu tiên là ngày ta chào nhau – bạn và Excel. Việc đầu tiên không phải học công thức, mà là… làm bạn với màn hình toàn ô vuông.

Mở Excel lên, bạn thấy hàng đống ô, cột, hàng, thanh công cụ – đúng không? Thở đều. Đây là nhà bạn 7 ngày tới.

Việc cần làm:

• Biết đâu là thanh công thức, đâu là Ribbon, đâu là Tab (nó như quán cơm, còn Ribbon là menu).
• Biết cách mở – lưu – phóng to – undo – redo.

Mẹo: Gõ =1+2 rồi Enter. Đó, bạn vừa làm phép tính đầu tiên bằng Excel đó!

Ngày 2: Nhập dữ liệu – Gõ sao cho Excel hiểu

Hôm qua bạn biết Excel trông ra sao. Hôm nay bạn sẽ học cách… nói chuyện với Excel. Vì nhập sai, Excel hiểu sai – và mọi thứ sẽ đi tong. Gõ đúng ngay từ đầu là tiết kiệm thời gian về sau.

Excel không phải Siri, bạn không thể nói: “Tính giúp chị tổng doanh thu tháng này nha em”. Bạn phải gõ đúng cách.

Việc cần làm:

• Nhập số, chữ, ngày tháng → format rõ ràng
• Canh lề, chỉnh font, bôi màu, tô viền, merge ô

Ví dụ thực tế:

Tên nhân viên	Lương cơ bản	Ngày công	Lương thực nhận
An	7,000,000	26	=B2/26*C2

Gõ =B2/26*C2 vào ô D2, bạn vừa tính lương như một kế toán rồi đó!

Ngày 3: Hàm cơ bản – Để Excel làm toán hộ bạn

Sau khi biết nhập dữ liệu, bạn sẽ học “ngôn ngữ riêng” để ra lệnh cho Excel tính toán. Hàm trong Excel giống như câu thần chú – biết dùng đúng là mọi thứ sẽ tự động, nhanh gọn.

Đây là lúc Excel trở nên “xịn”. Bạn sẽ học những hàm giúp tổng hợp, tính toán, đếm, lọc – nhanh gọn lẹ hơn dùng máy tính tay.

Học hàm và ví dụ thực tế:

• =SUM(B2:B6): Tính tổng lương của nhân viên từ ô B2 đến B6.
• =AVERAGE(C2:C6): Tính trung bình ngày công của cả phòng.
• =MIN(D2:D6): Tìm người có lương thực nhận thấp nhất.
• =MAX(D2:D6): Tìm người có lương thực nhận cao nhất.
• =COUNT(A2:A100): Đếm bao nhiêu nhân viên đã nhập tên.
• =COUNTA(B2:B100): Đếm số ô không trống trong cột Lương.

Những công thức này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn tránh sai sót thủ công – thứ khiến nhiều bạn bị “toát mồ hôi” trước deadline.

Ví dụ: Tổng lương cả phòng? Gõ =SUM(D2:D6) là xong!

Học Excel dễ hơn và tiết kiệm nhất với khóa học Excel Cho Người Đi Làm

Ngày 4: Sắp xếp, lọc và định dạng có điều kiện

Bảng dữ liệu giờ đã dài hơn. Làm sao để tìm đúng thông tin? Làm sao để nhìn phát biết điểm nào bất thường? Excel có bộ lọc và tô màu thông minh hơn bạn tưởng.

Bạn có bảng 100 nhân viên. Muốn biết ai đi làm < 20 ngày? Ai có lương trên 10 triệu? Excel có phép thuật để lọc ngay lập tức.

Làm gì hôm nay:

• Sắp xếp tăng/giảm theo cột
• Dùng AutoFilter
• Dùng Conditional Formatting tô màu theo điều kiện

Ví dụ: Tô đỏ ô nào có lương < 5 triệu → dùng Format cells with value less than 5,000,000.

Ngày 5: Tìm kiếm dữ liệu với VLOOKUP

Bạn có hai bảng dữ liệu, và bạn cần tra cứu từ bảng này sang bảng kia? Thay vì ngồi dò từng dòng (mỏi mắt, nhầm dễ như chơi), Excel có công cụ tìm siêu nhanh – chính là VLOOKUP.

Bạn có 1 bảng tên khách, 1 bảng mã giảm giá. Làm sao nhập tên → hiện ra mã? Thay vì ngồi dò từng dòng, bạn dùng VLOOKUP.

Cú pháp thần thánh: =VLOOKUP(giá trị cần tìm, vùng dữ liệu, cột cần lấy, 0)

Ví dụ thực tế:

Tên	Mã giảm giá
Lan	LAN30
Hưng	HUNG15
Minh	MINH20

Gõ =VLOOKUP("Hưng",A2:B4,2,0) → Excel sẽ trả về HUNG15, vì nó dò tìm trong cột A, thấy “Hưng” ở dòng 3 và trả về cột thứ 2 ứng với dòng đó.

Lưu ý: VLOOKUP hoạt động từ trái sang phải – nên cột cần dò phải nằm bên trái vùng dữ liệu!

Ngày 6: PivotTable – tổng hợp dữ liệu như chuyên gia

Bạn có hàng trăm – thậm chí hàng ngàn dòng dữ liệu? Đừng cuống. PivotTable giúp bạn tổng hợp, phân tích và thống kê chỉ trong vài cú click.

Bạn có bảng 1.000 dòng. Sếp hỏi: “Tính cho chị tổng doanh thu theo từng tỉnh nhé”. Bạn cười nhẹ: “5 phút nữa chị nhé” – vì bạn có PivotTable.

Làm gì:

• Chọn vùng dữ liệu → Insert → PivotTable
• Kéo thả cột Tỉnh vào Rows, Doanh thu vào Values

Kết quả: Bảng tổng doanh thu theo tỉnh đẹp như in, không phải gõ tay dòng nào!

Ngày 7: Vẽ biểu đồ & trình bày báo cáo

Ngày cuối là để toả sáng. Một báo cáo chuyên nghiệp không thể thiếu biểu đồ. Và Excel sinh ra để bạn vẽ biểu đồ đẹp – dễ hiểu – không rối mắt.

Ngày cuối rồi! Đây là lúc bạn show hàng với biểu đồ, dashboard mini.

Việc cần làm:

• Chọn bảng dữ liệu → Insert Chart
• Biểu đồ cột, tròn, đường – chọn gì tuỳ mục tiêu
• Tùy chỉnh màu, tiêu đề, nhãn số để nhìn chuyên nghiệp

Mẹo: Khi báo cáo, dùng màu ít thôi – tối đa 2 tông chính. Excel đẹp là Excel gọn.

7 ngày – bạn không giỏi nhất, nhưng bạn GIỎI HƠN HÔM QUA

Đừng chờ đến khi sếp hỏi “bảng lương đâu rồi em?” mới lo học Excel. Mỗi ngày 30 phút thôi – 7 ngày sau bạn đã có thể làm báo cáo, tính KPI, hỗ trợ đồng nghiệp. Và biết đâu… sếp tin tưởng giao thêm việc to hơn? 😏

Một khi bạn đã nắm được cơ bản Excel, hãy tự nâng cao bản thân với  khóa học 11 Chuyên Đề Luyện Tập Về Hàm Excel